Administrasi Tata Usaha - Administrasi Pendidikan

 ADMINISTRASI TATA USAHA

            Pendidikan merupakan salah satu faktor penentu kemajuan sebuah negara. Apabila pendidikannya bagus, maka kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan tetapi, bila pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun juga sulit untuk maju. Dengan pendidikan yang bagus, diharapkan penduduk suatu  negara memiliki kemampuan yang lebih dan memiliki moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut pandang yang lebih luas dalam menghadapi suatu masalah ataupun perbedaan yang terjadi alam kehidupannya.

         Administrasi pendidikan merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangku pautnya dengan tugas-tugas pendidikan.

            Tata usaha merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi, berupa semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi itu berjalan dengan lancar.

           

Adapun yang akan dibahas dalam artikel makalah ini, antara lain:

a.       Arti dan fungsi tata usaha

b.      Ciri-ciri tata usaha

c.       Ruang lingkup tata usaha

 ADMINISTRASI TATA USAHA

 

A.    Arti dan Fungsi Tata Usaha

Tata usaha, atau sering juga disebut tata laksana, merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi. Dalam bahasa Inggris, ada yang menyebutnya sebagai “Clerical Work” atau “Reporting and Recording System” atau “Office Management”, yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar.[1]

Di samping itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.[2]

Sedangkan pengertian tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.[3]

Inti dari pada kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi),[4] yaitu:

1. Menghimpun, yaitu: Kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan.
2. Mencatat, yaitu: Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Menggandakan, yaitu: Kegiatan memperbanyak dengan berbagai alat dan cara. 
4. Mengirim, yaitu: Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
5. Menyimpan, yaitu: Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu dan aman.

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi tentu mempunyai ketatausahaan. Selanjutnya, kantor dimana tata usaha dilaksanakan, kini tidak lagi dapat dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam satu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan.

Dalam garis besarnya, tata usaha mempunyai 3 pokok peranan,[5] yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. 
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

B.     Ciri-ciri Tata Usaha

Tata usaha mempunyai 3 ciri utama,[6] yaitu:

      1.      Bersifat pelayanan.

      Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Tata usaha sebagai pekerjaan pelayanan berfungsi untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan yang dilaksanakan untuk menolong pekerjaan pada suatu lembaga/sekolah agar kegiatan-kegiatan dalam lembaga/sekolah tersebut dapat berjana secara efektif.

      2.      Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi.

Ciri merembes ke segenap bagian dalam organisai berarti bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Pelaksanaan tata usaha juga dapat mencapai ke segala tempat, tidak terbatas pada lingkungan gedung atau kantor dari badan usaha tertentu.

      3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Tata usaha dilakukan oleh semua orang dalam setiap organisasi, terlepas dari apakah tugas pokok dari masing-masing organisasi. Walaupun tata usaha  dapat menjadi tugas pokok dari  sekelompok pegawai, tetapi pekerjaan ini tidak merupakan monopoli. Tata usaha dilakukan pula oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dengan tidak mengubah kedudukan pejabat itu sebagai menejer  yang tugas pokoknya tetap menggerakkan karyawan dan menggerakkan segenap aktivitas.

C.    Ruang Lingkup Tata Usaha

Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.[7]

Surat,  memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat, bukti komunikasi dan informasi.

Adapun sifat-sifat surat dapat dibedakan menjadi beberapa bagian,[8] yaitu:

     1.      Surat Rahasia

Surat rahasia dibedakan menjadi:

a.       Sangat rahasia, dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan negara. Apabila disebarkan dengan cara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka dapat membahayakan keamanan negara.

b.      Rahasia, dipakai untuk dokumen dan surat. Apabila disebarkan dengan cara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan organisasi atau perguruan tinggi yang bersangkutan.

      2.      Surat Penting

Surat penting, yaitu  surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.

      3.      Surat Biasa

Surat  biasa, yaitu surat yang isi atau informasinya tidak penting dan tidak memerlukan tindak lanjut yang cepat.                                                  

Contoh beberapa kegiatan tata usaha sekolah  yang dianggap perlu,[9] antara lain:

1.      Buku Catatan Rapat Sekolah (Notulen)

Rapat sekolah yang biasanya disebut rapat dewan guru perlu dicatat, baik proses maupun hasil keputusan yang diambil.

2.      Buku Ekspedisi

Kegunaan buku ekspedisi adalah untuk membuktikan bahwa surat-surat yang dikirim telah sampai kepada alamat atau petugas yang bertanggung jawab.

3.      Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda

Berguna untuk mencatat dan membedakan antara surat yang masuk dan surat yang keluar.

4.      Buku Pengumuman

Buku pengumuman diperlukan untuk media informasi yang terutama ditujukan kepada para guru, yang isinya menyangkut permasalahan pembinaan sekolah.

5.      Pemeliharaan gedung

Pada dasarnya, tugas pemeliharaan gedung sekolah serta prasarana pendidikan lainnya adalah tanggung jawab kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya , kepala sekolah dapat mempercayakan kepada karyawan yang ditunjuk untuk menjaga dan mengawasi agar bangunan sekolah tetap terawat dan terhindar dari kerusakan.

6.      Pemeliharaan halaman sekolah

Biasanya setiap sekolah mempunyai seorang atau dua  orang tukang kebun yang berstatus pegawai negeri. Tenaga  inilah yang diserahi tugas untuk memelihara halaman sekolah. Namun, seluruh warga sekolah juga harus ikut berpartisipasi dalam usaha pemeliharaan sekolah.

7.      Pemeliharaan perlengkapan sekolah

Perlengkapan sekolah ini umumnya terdiri dari alat-alat peraga, alat-alat  olahraga, alat-alat laboratorium, buku pustaka dan lainnya. Seluruh perlengkapan tersebut perlu diperiksa secara baik dan berkala.

8.      Kegiatan administrasi yang didindingkan

Yaitu, pencatatan pendataan yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipublikasikan, dipasang atau didindingkan di tata usaha.

  

KESIMPULAN 

Tata usaha yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar.

Tata usaha juga dapat diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

DAFTAR PUSTAKA

Asnawir, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2004

Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Jemmars, 1986

Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang:  IAIN-IB Press, 2000

---

[1] Moh. Rifai, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung: Jemmars, 1986). Hal 151

[2] Asnawir, Administrasi Pendidikan, (Padang: IAIN-IB Press, 2004). Hal 39

[3] Ahmad Sabri, Administrasi Pendidikan, (Padang: IAIN-IB Press, 2000). Hal 46

[4] Ibid.

[5] Ibid., hal 47

[6] Asnawir, Op.cit., hal 41-42

[7] Ahmad Sabri. Op.cit., hal 49

[8] Ibid., hal 50

[9] Ibid., hal 50-52


Artikel/Makalah lainnya:
Sejarah Pendidikan Islam (Pengertian, Metode SPI dan Manfaat Mempelajari SPI) 




 

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis Unknown — Senin, 10 Oktober 2016 — Add Comment — Administrasi Pendidikan, Administrasi Tata Usaha, Makalah, PAI